Każdy, kto korzystał ze świadczeń rodzinnych, wie, że urzędnicy wymagają do ich przyznania szeregu dokumentów, w tym oryginałów umów i licznych zaświadczeń, których uzyskanie może zająć wiele dni. W praktyce często okazuje się, że przedstawienie wielu z nich wcale nie jest wymagane przez przepisy prawa. W przypadku nowego świadczenia „Rodzina 500plus” wprowadzono pewne ułatwienia, o których nie wszyscy wiedzą.
Obecnie nawet do uzyskania „becikowego”, które przysługuje zdecydowanej większości Polaków w związku z urodzeniem dziecka, potrzebne jest często przedstawienie kilkunastu dokumentów. Wielu formalności można uniknąć, jeśli zapyta się urzędnika, na jakiej podstawie prawnej wymaga dodatkowych dokumentów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, organ żądający przedstawienia dokumentów „na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia” tych okoliczności. Niejednokrotnie okaże się, że dokumentów wymaga się z przyzwyczajenia lub po prostu wskutek niewiedzy, że przestało to być konieczne.
Trzeba pamiętać, że gromadzenie przez urzędy informacji, które nie są potrzebne do rozpatrzenia sprawy, stoi także w sprzeczności także z przepisami o ochronie danych osobowych.
Jeśli urzędnik ma rzeczywiście podstawy, żeby ustalić jakąś okoliczność, nie musi to oznaczać, że będzie trzeba poświęcić kilka godzin na pozyskanie zaświadczenia wydawanego przez inny urząd. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, tam, gdzie nie zostało wyraźnie stwierdzone inaczej, urzędnikowi rozpatrującemu naszą sprawę wystarczyć powinno oświadczenie – czyli po prostu nasza deklaracja złożona pod rygorem odpowiedzialności karnej. Ustawa o świadczeniach rodzinnych stanowi wprost, że złożenie oświadczenia będzie wystarczające do potwierdzenia m.in. uczęszczania przez dziecko do szkoły wyższej, wysokości dochodu rodziny uzyskanego w roku poprzedzającym okres zasiłkowy, okresów zatrudnienia czy okresu urlopu wychowawczego.
Urzędnik nie może też wymagać potwierdzenia informacji, do których sam ma dostęp lub które są mu znane z urzędu. Oznacza to, że w warszawskim urzędzie stanu cywilnego pracownicy nie mogą wymagać dokumentów potwierdzających zawarcie związku małżeńskiego lub urodzenie dziecka, które miały miejsce w ostatnich latach. Urząd nie może też oczekiwać, że przedstawi się mu treść rozstrzygnięcia, które sam wcześniej wydał.
Wraz z wprowadzeniem programu „Rodzina 500plus” powstała możliwość składania wniosków poprzez bankowość elektroniczną, bez konieczności posiadania podpisu elektronicznego lub profilu ePUAP. Ogranicza to niezbędne formalności do minimum. W przypadku świadczenia na drugie i kolejne dzieci wystarczy jedynie złożenie wniosku w formie elektronicznej. Jeśli ubiegamy się o pomoc na pierwsze dziecko uzależnioną od dochodu, do wniosku trzeba załączyć zeskanowane oświadczenia o dochodach.
Większość z przedstawionych zasad nie dotyczy tylko problematyki świadczeń rodzinnych, ale także innych działań organów administracji, w tym związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Ważne, by pamiętać, że liczba i rodzaj wymaganych dokumentów nie zależą od zapotrzebowania konkretnego urzędnika, ale są określone przepisami prawa. Normy prawne nie tylko tworzą ramy pracy urzędników, ale też muszą stanowić niezbędną podstawę ich wszystkich działań.
